システム手帳をHBxWA5からA5サイズのオーガナイザーにした話
背景
初めてのシステム手帳は、社会人6年目の時に買ったAshfordのHBxWA5だった。サイズ的に正方形に近く、ペンを指すとバインダーがロックできるのには感動した。
クリップでスーツの布地が痛まないように配慮されたPerikan のM800を指すと、バインダーの革を傷めずに綺麗に止めれて非常に使いやすいバインダーだった。
システム手帳は初めてだったので、色々なリフィルが出ていることが楽しく、見開きで１月単位のスケジュール帳と、Todoリスト、メモ帳をメインでセットして使ってホクホクしながら使ってた。
標準セットに含まれていたパスワード管理用のリフィルは、誰が使うんだこんな危ないもの。。。と思っていたけども。。。
そうこうしているうちに仕事量が膨れ上がり、Todoリストの一列に書いた程度では管理しきれなくなってかんばんアプリのwekanを導入する事にした。
Wekanは現在もメインで使用しているのだけれども、タスク管理ができない根本的な問題は、管理手法ではなくそもそもタスク整理する時間がないほど稼働が高い状況だということに気がついた。 特に稼働が上がる月のタスク整理の出来なさっぷりがやばい。
まぁ、そんな状況で次に問題となったのが1日単位で何をしたのかを記録できないことだった。
TracやRedmineと違ってチケット管理ツールではないので、後からタスクを見直すことができないし次に繋げることがしづらい。 忙しいときほど、紙に書いていったほうが頭が整理できることは判っていたのと、行動を記録するために週間バーティカルを使ってみたかったのでクオバディスを導入してみた。
Executive Notes / 16×16cmを購入して使ってみたが、第一印象は持ちやすく、開きやすく、記載しやすいがそろった手帳で、ペンホルダーがついていないことだけが唯一の欠点ぐらいという感触だった。1時間単位で何をしたのかを記載していったのだけど、1週間単位で自分が何をしていたのかが非常に見やすかった。
ただし、1週間を見開き1ページに収めているのであまり大量にモノがかけないことが難点だったけど、自分の要件にはマッチしていたので気にっていて使ってはいた。 結構な気に入り具合だったので、上期の長期対応スケジュールも真面目に書いて行き、予定を立てていったわけだが結局トラブル対応等でスケジュール通りにいくはずもなかった。もうここまで来ると呪われているとしか思えない。
そんなこともあり、結局のところスケジュールを立てることはやめた。
ゴールまでのプランを立てる対象は自身が本当にやりたいことだけにして、日々の業務は完全に切り離すことにした。
あと、Ashfordとクオバディスの2つ持ち歩いた結果、対応した記録をクオバディスに書いて、メモしたいときはシステム手帳を開くというのはアホらしかった。
教訓
整理方法としてはいくつかの教訓を得た。
- 綺麗にスケジュールを立てたところでトラブル対応で稼働が持っていかれてスケジュールは頓挫する。
- むしろ新しいお仕事をお断りするためだけに、スケジュールを切っておけば良い。
- 長期的なスケジュールを立てて悦に浸るよりも、自分がやりたいと思った長期的なものだけを手帳にまとめておいて、ゆったりと思考整理してこなしていったほうが良い。
- 日頃の細かいタスクや業務はかんばんアプリで整理すればいい。
手帳の持ち歩きとしてもいくつかの教訓を得た。
- 手帳は一つにまとめておくべき。
- 常に持ち歩くのならスマホが良い。手帳は週末家に持ち帰ってあとは会社に置きっぱなしで十分。
- ペンを刺してロックするバインダーは便利なのだけど、太い軸じゃないとすっぽぬける。
- クオバディス最高。見た目は本当にイカした手帳なので、システム手帳のリフィルを出してほしい。
- HBxWA5最高。ただ、Ashfordしかリフィルを作っていないというのが悲しい。
結論
結局のところA5サイズで一つにまとめることにした。
バインダー
以下の要望を満たすバインダーを買った。
- たくさん書きたいのでサイズをA5にする。
- 紙はいっぱい挟んでおきたいのでリング経は大きなものにする。
- ペンでロックするタイプじゃないベルト式のバインダーにして、万年筆はペンケースで保管する。
買ったバインダーはオーガナイザーで、巻末にメモパッドが差し込めるようになってる。いっぱい書く人には良いと思う。
リフィル
以下の要望を満たすリフィルが必要だったので、ライフ社のノーブルを買って、自宅で印刷することにした。
- 万年筆のインクが裏写りしないこと
- 1ページで収まる年間カレンダーリフィル
- 見開き1ページで各月のイベントを記載できるリフィル
- 1ページに2日分の対応内容を記載できるリフィル
- 目標管理するようのリフィル
- 後何か面白そうなリフィル
スケジュール系のリフィル
ここが本当に秀逸なので、おすすめ。 pdc2.u1m.biz
アクセサリー系の面白そうなリフィル
ここに幾つか公開されていた。 A5システム手帳リフィル 無料ダウンロード | netamono.
最後に
予想していたのだけども紙をいっぱいまとめられるA5のオーガナイザーは重たいので、毎日持ち歩くのには不向きだけど、もともと持ち歩かないのでこれで十分な気がしている。
軽くて利便性の高いものを求めるのであれば、スマホのメモやカレンダーを駆使するのが一番いいと思う。あと、かんばん系アプリだとTrelloがいいんじゃないかなと思う。
